مقدمة
إن عملية تحليل النظم هي عملية ذهنيه يتم بموجبها التفكير في المشكلة سواء كانت في منظمة قطاع خاص أو عام ثم تحليل مكونات تلك المشكلة وبناء الحل بالإضافة إلى القدرة على رؤية المنظمة كنظام متكامل ونظم فرعيه وفي هذه العملية بالإمكان البدء من النظام الكلي ثم النزول باتجاه النظم الفرعية أو العكس .
كذلك يجب في مرحلة التحليل الفهم الكامل لاستخدام المعلومات من أجل أن تتضح الصورة كاملة في مرحلة التحليل قبل مرحلة التصميم وهي المرحلة اللاحقة لمرحلة التحليل .
لذا نرى وبوضوح إذا ضربنا مثالا بالطيب في المستشفى عند مراجعة المريض له ، فإن الطبيب لابد أن يقوم بفهم مشكلة المريض والفصل بين أعراض المرض والمرض الذي يعاني منه وتعتبر هذه مرحلة التحليل ولنتخيل النتيجة لو تم صرف الدواء بدون إجراء عملية التحليل وفهم مشكلة المريض جيدا، فهذا مشابه لتحليل النظم قبل بناء وتصميم البرامج .
تعريف تحليل النظم
تحليل النظم هو التقويم الإجرائي لعمليات منشأة لاكتشاف مجالات المشاكل الرئيسية أو فصل النظام إلى عناصره الرئيسية ودراسة كل عنصر على حده والتعرف على علاقة هذا العنصر بالعناصر الأخرى .
خصائص مرحلة التحليل
1- التحليل هو المرحلة الأولى قبل بناء وتصميم النظم .
2- يتم التحول من الهدف العام إلى الأهداف الفرعية أو التحول من المشكلة العامة المطروحة للحل إلى المشاكل الفرعية المسببة لهذه المشكلة .
3- في هذه المرحلة يكون دور محلل النظم رئيسيا بالاستنارة بآراء وأفكار وطرح أسئلة على المسئولين القريبين من فهم المشكلة ومستخدمي النظام .
4- في هذه المرحلة يكون التحدي الحقيقي هو تحديد الاحتياجات والمشكلات في مشروعات الأعمال وتحويلها إلى فرص .
ملاحظة: وكلما كان محلل النظم ذا خبرة واسعة كلما كان ذلك مفيدا لتقديم حلول إبداعية .
الأسباب التي تدعو للقيام بتحليل النظم
1- حل مشاكل الأعمال (انخفاض الأرباح، زيادة التكاليف، انخفاض الإنتاجية…الخ).
2- وجود احتياجات تتمثل في التوسع رأسيا أو أفقيا في أعمال المنظمات أو التوسع في كبر حجم المنظمة لتغطي رقعة أوسع.
3- تطبيق أفكار أو تقنيات حديثة لرفع كفاءة العمل الإداري.
(مثلا : التحول إلى مكاتب بلا أوراق).
4- رفع كفاءة مستوى الرقابة والأداء في المنظمة.
صفات يجب توافرها في محلل النظم
1- أن يكون متخصصا في مجال النظم مدعما ذلك بدراسة أكاديمية.
2- خبرة واسعة في فهم العمل الإداري والمستويات التنظيمية.
3- إمكانية التعرف على أبعاد النظام وحدوده وعلاقاته.
4- فن الاتصال الجيد مع الآخرين (طرح الأسئلة ، الاستماع الجيد، عرض وجهة نظره بوضوح، …الخ).
5- فهم عمل النظم والحاسب الآلي والشبكات والعلاقات المنطقية.
أدوات تحليل النظم
1- خرائط التدفق (خرائط تدفق العمليات، خرائط التدفق للنظام، خرائط وصف العلاقات الوظيفية).
2- جدول القرارات (الجزء العلوي، الجزء السفلي).
3- مخرجات التحليل (مواصفات المستخدم، مواصفات تصميم النظام).
وسنقوم بشرح أدوات تحليل النظم بالتفصيل في الشرائح اللاحقة وفقا لما يلي:
الجزء الأول
أولا: خرائط تدفق العمليات
• بموجبها يتم إيضاح تتابع خطوات النظام أو الإجراءات لتنفيذ عملية معينة ويتم تمثيل تلك الإجراءات حسب أولوية حدوثها باستخدام مجموعة من الرموز الموضحة في الشكل التالي لإعداد خرائط التدفق :
ثانيا: خرائط التدفق للنظام
بموجب خرائط التدفق للنظام يقوم محلل النظم بتوضيح خطوات تتابع تنفيذ العمليات داخل النظام. ويستخدم في ذلك مجموعة من الرموز القياسية (رموز المعهد القومي الأمريكي للقياسات) وهي موضحة بالشكل
ثالثا: خرائط العلاقات الوظيفية
- تتم عملية الاتصالات بين مختلف القطاعات والإدارات بالمنشأة عن طريق مجموعة من المستندات والتقارير التي تمثل شبكة متكاملة من المعلومات لربط هذه القطاعات والإدارات فيما بينها لكي يستطيع كل قطاع وكل إدارة القيام بوظيفته على أكمل وجه .
- وفي ما يلي وصف للعلاقات الوظيفية بين قطاع التخطيط والمتابعة والإنتاج والمالية والمشتريات والمخازن بإحدى الشركات .
ونرى في الشكل التالي مصفوفة المدخلات والمخرجات بين نفس القطاعات السابق ذكرها
الجزء الثاني: جداول القرارات
- مصفوفة من أعمده وصفوف توضح مجموعه من الشروط والأفعال .
- يتضمن الجدول قواعد القرارات والإجراءات المتبعة عند تحقق شرط معين .
- يتكون الجدول من جزئين رئيسيين وكل قسم ينقسم إلى جزئين :
أ- الجزء العلوي :
يتضمن الشروط أو الأسئلة ومجموعه القواعد للوصول إلى القسمين التالين :
1- قسم جمل الشروط : الشروط التي يجب مقابلتها .
2- قسم مداخل الشروط: القواعد التي يجب إتباعها والقيم التي يتم تطبيقها لشرط معين .
ب- الجزء السفلي :
يتضمن الأفعال التي يجب اتخاذها في حاله تحقيق أو عدم تحقيق شرط معين .
1- قسم جمل الأفعال: الأفعال التي يجب إتباعها عند حدوث شرط معين .
2- قسم مداخل الأفعال : الأفعال التي يجب اتخاذها عندما تكون الشروط صحيحة .
الجزء الثالث: منتجات التحليل
عند الوصول إلى نهاية مرحله النظم يجب أن يكون لدينا عرض مكتوب موضحا بة مواصفات المستخدم ومواصفات تصميم النظام .
1- مواصفات المستخدم :
وهو عبارة عن تقريرا موضحا به تصورا كاملا للنظام الجديد كما سيراه المستخدم النهائي . ويتضمن هذا التقرير وصفا شاملا للعلاقات بين أجزاء النظام مزودا بالرسومات البيانية الخاصة بتدفق البيانات مع إيضاح مدخلات ومخرجات هذا النظام مرورا بعمليه المعالجة .
كذلك متطلبات الأداء وطريقه التعامل مع النظام وقيود تطبيق استخدام النظام.
2- مواصفات تصميم النظام :
• هي عبارة عن وثيقة شامله تشمل المواصفات الإضافية الخاصة بالا جهزه والبرامج والإجراءات والتوثيق المتطلب للتصميم العقلي وتطبيق النظام الجديد .
• بالإضافة إلى إفادة بان النظام المحدد يمكن أن يصمم ويطبق في حدود الميزانية المتعاقد عليها وقيود الجدول الزمني.
موضوع متميز, لكن الموضوع لم يذكر مراحل التحليل..اتمنى أن تضاف كرما ليس أمرا…. بالتوفيق لكم
مميز جدأ